Как верно заполнить кассовую книгу

Любая организация, которая получает либо расходует наличные деньги, обязана новости кассовую книгу. Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2017 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет либо выплата заработной платы. Мы поведаем, как оформить этот ответственный документ без ошибок.

Кассовая книга (форма N КО-4) используется всеми юрлицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден распоряжением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, но его использование не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Исходя из этого, любой плательщик налогов может самостоятельно создать и использовать свой бланк такого документа, соблюдая наряду с этим установленные требования к его заполнению. Мы поведаем о требованиях и бланке, которые созданы для этих целей, потому, что их использование разрешает сделать учет наличных операций по кассе более несложным и эргономичным.

Как вести кассовую книгу в 2017 году

В каждой организации, приказом начальника должен быть назначен человек, ответственный за кассу. В случае если штат разрешает, то это отдельный кассир, в случае если нет, то, в большинстве случаев, это главбух. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главбух. Одна кассовая книга представляет собой журнал, в случае если ведется в бумажном виде, либо отдельный раздел бухгалтерской программы, в случае если ведется в электронном. И тот и другой метод разрешен, исходя из этого остановимся на каждом из них подробнее.


Для начала, рассмотрим обязанности кассира, потому, что они не зависят от метода ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

1. В начале смены кассир должен открыть день, другими словами внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть в любой момент равна остатку на конец прошлого рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, исходя из этого открывать смену и делать запись нужно лишь в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток . 
2. Любая операция по выдаче либо приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) либо расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера совершает запись о каждом из них. 
3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главбуху.

Таковой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это лишь общие требования к ведению документа, основной порядок работы пару отличается, в зависимости от организации процесса.


Раздельно необходимо отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные страницы, разные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует стереть с лица земли в соответствии с правилами.

Как заполнять кассовую книгу: пример электронного бланка

Несложнее всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается целый учет в организации. Эта функция, к примеру, имеется в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи наряду с этим не изменяется: нужно вносить информацию о каждом ПКО либо РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать страницы за день в двух экземплярах. Все документы непременно поступают на проверку главбуха, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.


Каждый год, а вдруг обороты по кассе в организации ежедневные, то и каждый квартал, распечатанные страницы нужно сформировать в журнал и прошить. На последнем странице должно быть указано общее число страниц и стоять подпись начальника организации, главбуха и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Помимо этого, возможно новости кассовую книгу вполне в электронном виде. В этом случае все записи непременно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа посредством дополнительных технических средств.

Кассовая книга: пример заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2017 году начинается с нумерации и прошивки ее страниц. Концы шнуровки сзади журнала необходимо заклеить бумажной полосой, на которой необходимо указать количество страниц, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главбух и начальник организации, и поставлена печать, при ее наличии. Смотреться это должно так:





На титульном странице необходимо указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи необходимо делать лишь синей либо тёмной шариковой ручкой либо чернилами.


Любой лист делится на две части:

• одна остается в книге;
• вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения страницы кассир подкладывает копировальную бумагу так, чтобы запись ручкой была на том странице, который остается в документе. Записи должны быть вполне аналогичными, а вот подпись под копирку ставить запрещено. Исходя из этого расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло либо получило деньги. Приход и расход проставляются в различных колонках. В случае если одного страницы не достаточно для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строчок "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на текущий момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.


В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. В случае если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы либо пособия по платежной либо расчетно-платежной ведомости, кассир непременно выделяет их в строке "в частности на зарплату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главбух.


Верно заполненный лист за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение ведения кассовой книги либо ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с финансовой наличностью. За таковой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

• в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
• в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на начальника либо главбуха.

Кассовая книга бланк скачать

скачать

скачать в формате .xls

Почитайте дополнительно хорошую информацию по вопросу ликвидация. Это возможно может быть весьма интересно.